Theo Ban tổ chức, Đoàn đại biểu lần này gồm 46 thành viên đến từ 6 trường đại học trong toàn quốc (Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Huế, Đại học Nguyễn Tất Thành, Đại học Thái Nguyên, Đại học Hùng Vương) và đại diện Viện Ứng dụng Công nghệ.
Đến với Nhật Bản lần này, đoàn sẽ tham quan một số trường đại học công nghệ, cơ sở nghiên cứu mạnh trong lĩnh vực điện tử, công nghệ thông tin của Nhật Bản. Đặc biệt, đoàn sẽ giao lưu với các bạn sinh viên, nhà nghiên cứu trẻ đến từ các viện, trường đại học công nghệ của Nhật Bản.
Ngoài ra, đoàn sẽ tham gia vào các hoạt động văn hóa, thăm bảo tàng khoa học. Đây là cơ hội để các thành viên trải nghiệm về những nét văn hóa, lối sống của Nhật Bản cũng như giới thiệu về đất nước, con người Việt Nam tới các bạn Nhật Bản.
Tại buổi Lễ, đại diện Viện Ứng dụng Công nghệ đã chia sẻ những kinh nghiệm trong các chuyến giao lưu đã được tổ chức vào tháng 3/2014 và tháng 6/2014, đồng thời chúc Đoàn có chuyến công tác thành công và những trải nghiệm thú vị.
Thay mặt lãnh đạo Viện Ứng dụng Công nghệ, Phó Viện trưởng Phạm Hương Sơn khẳng định đây là chuyến đi trải nghiệm, học hỏi những kinh nghiệm hay từ nước bạn, để từ đó, các thành viên sẽ hình thành những ý tưởng mới trên chặng đường nghiên cứu khoa học ở phía trước. Phó Viện trưởng chúc các thành viên phát huy khả năng của mình và chúc đoàn có chuyến đi thành công.
Chương trình do Vụ Hợp tác quốc tế và Viện Ứng dụng Công nghệ cùng phối hợp tổ chức, triển khai và đây là lần thứ ba trong năm 2014, Chương trình được tổ chức thực hiện.