(Điểm 13, Thông tư 01/2007/TT-BKHCN ngày 14/02/2007 được sửa đổi, bổ sung bằng Thông tư số 13/2010/TT-BKHCN ngày 30/7/2010)

1. Mục đích, nội dung của việc thẩm định hình thức đơn

Thẩm định hình thức đơn là việc kiểm tra việc tuân thủ các quy định về hình thức đối với đơn, từ đó đưa ra kết luận đơn có được coi là hợp lệ hay không.

Đơn hợp lệ sẽ được xem xét tiếp. Đơn không hợp lệ sẽ bị từ chối (không xem xét tiếp).

2. Đơn hợp lệ

Đơn được coi là hợp lệ nếu đáp ứng các quy định tại Điều 3.I.1.7 của Chương này và không thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Đơn được làm bằng ngôn ngữ khác tiếng Việt, trừ trường hợp quy định tại Điều 3.I.1.7 khoản (3) và (4) của Chương này;

b) Trong tờ khai không có đủ thông tin về tác giả (đối với đơn đăng ký sáng chế, đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp và đơn đăng ký thiết kế bố trí), về người nộp đơn, về người đại diện, không có chữ ký và/hoặc con dấu của người nộp đơn hoặc của người đại diện; đơn đăng ký nhãn hiệu thiếu danh mục hàng hoá, dịch vụ; đơn đăng ký chỉ dẫn địa lý không liệt kê sản phẩm mang chỉ dẫn địa lý;

c) Có cơ sở để khẳng định rằng người nộp đơn không có quyền đăng ký;

d) Đơn được nộp trái với quy định tại Điều 3.A.2.4 của Phần này;

e) Đơn có các thiếu sót nêu tại khoản (3) Điều này ảnh hưởng đến tính hợp lệ của đơn và mặc dù đã được Cục Sở hữu trí tuệ yêu cầu sửa chữa, người nộp đơn vẫn không sửa chữa hoặc sửa chữa không đạt yêu cầu;

g) Có cơ sở để khẳng định ngay rằng, rõ ràng đối tượng nêu trong đơn là đối tượng không được Nhà nước bảo hộ theo quy định tại các Điều 3.A.1.2, 3.A.1.7, 3.A.1.12, 3.A.1.16 và Điều 3.A.1.23 của Phần này.

Đối với đơn có nhiều đối tượng, nếu đơn thuộc các trường hợp quy định tại điểm (2)(a), (3)(b) và (3)(c) Điều này và thiếu sót chỉ liên quan đến một hoặc một số đối tượng trong đơn thì đơn bị coi là không hợp lệ một phần (tương ứng với các đối tượng có thiếu sót), đối với các đối tượng còn lại, đơn vẫn được coi là hợp lệ.

3. Xử lý các thiếu sót của đơn trong giai đoạn thẩm định hình thức

Nếu đơn còn có các thiếu sót sau đây, Cục Sở hữu trí tuệ thông báo cho người nộp đơn và trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày ra thông báo, người nộp đơn phải sửa chữa thiếu sót đó:

a) Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức quy định tại Điều 3.I.1.7 khoản (2) của Phần này (không đủ số lượng bản của một trong số các loại tài liệu bắt buộc phải có; đơn không thoả mãn tính thống nhất; đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức trình bày; đơn đăng ký nhãn hiệu không ghi rõ loại nhãn hiệu được đăng ký, thiếu phần mô tả nhãn hiệu, kết quả phân nhóm hàng hoá, dịch vụ không chính xác, thiếu bản dịch tài liệu hưởng quyền ưu tiên, nếu cần; thông tin về người nộp đơn tại các tài liệu không thống nhất với nhau hoặc bị tẩy xoá hoặc không được xác nhận theo đúng quy định...);

b) Chưa nộp đủ lệ phí nộp đơn và lệ phí công bố đơn;

c) Không có giấy uỷ quyền hoặc giấy uỷ quyền không hợp lệ (nếu đơn nộp thông qua đại diện).

4. Xác định ngày nộp đơn

Ngày nộp đơn được xác định như sau:

a) Ngày nộp đơn là ngày đơn được Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận ghi trong dấu nhận đơn đóng trên tờ khai theo quy định tại Điều 3.I.1.12 khoản (2)(a) của Chương này;

b) Đối với đơn quốc tế có chỉ định hoặc/và chọn Việt Nam, ngày nộp đơn là ngày nộp đơn quốc tế.

5. Xác định ngày ưu tiên

a) Nếu đơn không có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên hoặc mặc dù đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên nhưng không được Cục Sở hữu trí tuệ chấp thuận, thì đơn được coi là không có ngày ưu tiên.

b) Nếu đơn có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên, ngày ưu tiên (hoặc các ngày ưu tiên) là ngày nêu trong yêu cầu nói trên và được Cục Sở hữu trí tuệ chấp thuận.

c) Việc xác định ngày ưu tiên theo yêu cầu hưởng quyền ưu tiên dựa trên đơn (các đơn) đầu tiên đã nộp tại Việt Nam tuân theo nguyên tắc quy định tại Điều 3.A.2.6 và quy định tương ứng tại Điều 3.D.2.5 khoản (1)(b),(c) và (đ)  của Phần này.

6. Thông báo kết quả thẩm định hình thức, thông báo chấp nhận đơn hợp lệ

a) Nếu đơn thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản (2) Điều này hoặc đơn còn có các thiếu sót quy định tại khoản (3) Điều này, Cục Sở hữu trí tuệ gửi cho người nộp đơn thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ. Trong thông báo phải nêu rõ tên, địa chỉ người nộp đơn; tên tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp (nếu đơn được nộp thông qua tổ chức đó); tên đối tượng nêu trong đơn; ngày nộp đơn và số đơn; các lý do, thiếu sót khiến cho đơn có thể bị từ chối chấp nhận và ấn định thời hạn 01 tháng kể từ ngày ra thông báo để người nộp đơn có ý kiến hoặc sửa chữa thiếu sót.

b) Trường hợp đơn hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ gửi cho người nộp đơn thông báo chấp nhận đơn hợp lệ, trong đó phải nêu rõ tên, địa chỉ người nộp đơn, tên người được uỷ quyền đại diện (nếu có) và các thông tin về đối tượng nêu trong đơn, ngày nộp đơn, ngày ưu tiên (trường hợp yêu cầu hưởng quyền ưu tiên không được chấp thuận thì phải nêu rõ lý do).

7. Từ chối chấp nhận đơn

Trường hợp người nộp đơn đã được Cục Sở hữu trí tuệ gửi thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ theo quy định tại khoản (6)(a) Điều này mà người nộp đơn không sửa chữa thiếu sót hoặc sửa chữa không đạt yêu cầu hoặc không có ý kiến phản đối hoặc ý kiến phản đối không xác đáng trong thời hạn đã ấn định, Cục Sở hữu trí tuệ gửi cho người nộp đơn thông báo từ chối chấp nhận đơn và hoàn trả các khoản phí, lệ phí đã được nộp liên quan đến công việc sau thẩm định hình thức theo yêu cầu của người nộp đơn.

8. Thời hạn thẩm định hình thức đơn

a) Thời hạn thẩm định hình thức là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.

b) Nếu trong quá trình thẩm định hình thức đơn, người nộp đơn chủ động hoặc theo yêu cầu của Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành việc sửa chữa, bổ sung tài liệu thì thời hạn thẩm định hình thức được kéo dài thêm bằng khoảng thời gian dành cho việc sửa chữa, bổ sung tài liệu.

c) Trước ngày kết thúc thời hạn nêu tại điểm (a) trên đây, Cục Sở hữu trí tuệ phải thẩm định xong về hình thức đơn và gửi thông báo kết quả cho người nộp đơn theo quy định tại khoản (6) Điều này.